Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Goldbrunnen Business Solutions GmbH Industriestrasse 66, 8112 Otelfingen, Schweiz hallo@swissbooks.ai

2. Welche Daten wir bearbeiten

Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Zeitpunkt der Zustimmung zu AGB und dieser Erklärung, Anmeldeprotokolle.

Firmen- und Mandatsdaten: Firmenname, Rechtsform, UID/MwSt-Nummer, Adresse, Kanton, IBAN.

Buchhaltungsdaten: Buchungen, Belege und deren erkannter Inhalt, Bankbewegungen aus camt-Dateien, Rechnungen und Kundendaten, Löhne soweit erfasst.

Technische Daten: IP-Adresse, Zeitstempel und Pfad der Zugriffe, Fehlerprotokolle. Sie dienen dem Betrieb, der Sicherheit und der Fehlersuche.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten diese Daten zur Erfüllung des Vertrags (Bereitstellung der Plattform), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (insbesondere Aufbewahrung nach OR und MWSTG) und gestützt auf unser überwiegendes Interesse an einem sicheren, funktionierenden Betrieb.

Massgebend ist das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG). Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

4. Auftragsbearbeitung für Treuhandbüros

Führt ein Treuhandbüro die Buchhaltung seiner Mandate auf unserer Plattform, ist das Treuhandbüro für diese Daten verantwortlich und wir sind Auftragsbearbeiterin. Wir bearbeiten die Daten nur auf seine Weisung.

Die Einzelheiten regelt der Auftragsbearbeitungsvertrag unter /avv — einschliesslich Sicherheitsmassnahmen, Unterauftragnehmern, Unterstützung bei Betroffenenrechten und Löschung.

5. Empfänger und Bekanntgabe ins Ausland

Hosting und Datenbank: Infomaniak Network SA, Schweiz. Belege, Buchhaltungsdaten und Sicherungskopien liegen in der Schweiz.

Belegerkennung (KI): Die hochgeladenen Belege werden zur Texterkennung und Kontierung an den vom Treuhandbüro gewählten Anbieter übermittelt. Zur Auswahl stehen Anthropic PBC, Vereinigte Staaten; Moonshot AI, Volksrepublik China; Zhipu AI / Z.ai, Volksrepublik China. Übermittelt wird der Beleg selbst samt Inhalt.

Die Vereinigten Staaten und die Volksrepublik China verfügen aus schweizerischer Sicht über keinen angemessenen Datenschutz. Die Bekanntgabe stützt sich auf Standardvertragsklauseln bzw. auf die Einwilligung der verantwortlichen Kundin, die den Anbieter in den Einstellungen selbst wählt. Wer keine Übermittlung ins Ausland wünscht, verzichtet auf die automatische Belegerkennung und erfasst Belege von Hand.

E-Mail-Zustellung: über den vom Kunden oder von uns konfigurierten SMTP-Dienst. Cloud-Belegquellen: auf ausdrückliche Verbindung hin Google Ireland Ltd. bzw. Microsoft Ireland Operations Ltd., jeweils mit ausschliesslich lesendem Zugriff auf den gewählten Ordner.

6. Aufbewahrung und Löschung

Buchhaltungsunterlagen bewahren wir zehn Jahre auf (Art. 958f OR, GeBüV). Innerhalb dieser Frist können verbuchte Belege nicht gelöscht werden.

Nach Vertragsende bleiben die Daten 60 Tage zum Export bereit, werden danach innert 30 Tagen aus den produktiven Systemen gelöscht, und Sicherungskopien laufen innerhalb von weiteren 30 Tagen aus.

Technische Protokolle werden nach 90 Tagen gelöscht. Der Prüfpfad (Audit-Log) bleibt für die Dauer der Aufbewahrungsfrist bestehen — er belegt, wer wann was gebucht hat.

7. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschliesslich verschlüsselt (TLS). Passwörter werden gehasht, nicht gespeichert. Besonders sensible Werte — SMTP-Zugangsdaten und Cloud-Zugriffstoken — werden zusätzlich verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM).

Der Zugriff ist auf Firma und Mandat begrenzt und wird bei jeder Anfrage serverseitig geprüft. Anmeldungen sind nach mehreren Fehlversuchen zeitweise gesperrt; eine Zwei-Faktor-Anmeldung steht zur Verfügung. Hochgeladene Dateien werden auf Schadsoftware geprüft.

Sicherungen erfolgen täglich und werden 30 Tage aufbewahrt.

8. Speicherung im Browser

Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste ein und verwenden keine Cookies zu diesem Zweck.

Im lokalen Speicher Ihres Browsers hinterlegen wir den Anmeldestatus und Ihre Spracheinstellung. Beides ist für den Betrieb notwendig und wird beim Abmelden entfernt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Herausgabe Ihrer Personendaten sowie auf Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen — soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Werden Ihre Daten von einem Treuhandbüro auf unserer Plattform bearbeitet, richten Sie Ihr Anliegen bitte an dieses Büro; wir unterstützen es dabei. Im Übrigen erreichen Sie uns unter hallo@swissbooks.ai.

Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Bearbeitung ändert. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; wesentliche Änderungen teilen wir den Kundinnen vorgängig mit.